Hur du säger upp personal

Att sparka och säga upp medarbetare betyder nästan alltid stora påfrestningar. Allra helst om du har haft problem en längre tid och står inför ett konfliktfyllt beslut. Medarbetarens reaktioner är oförutsägbara och du står ensam med uppgiften. Men även om resultatet alltid ska bli att någon förlorar jobbet, kan det ske på olika bra sätt.

1. Håll dina tidsramar
Dina känsloreaktioner kan lura dig att agera med dålig takt. Är du otålig kanske du drar gränsen för snabbt, är du osäker kanske du väntar för länge. Anteckna alltid vad du gör så att du kan hålla reda på när den begränsade tid för utvärdering du sätter upp är över. Tre månader är rimligt. Sätt också upp delmål med tidsangivelser typ: Efter en månad den muntliga varningen, efter två månader den skriftliga varningen och när tre månader har gått skall du fatta ett beslut om uppsägning eller ej.

2. Var beredd på reaktioner
Du kan få möta alla typer av reaktioner, från ilska och aggressivitet till gråt och ledsamhet. Du talar ju faktiskt om att någon inte håller måttet, eller inte längre är önskvärd. Vem går oberörd från en sådan konfrontation? Du måste vara förberedd för att inte riskera att hamna i diskussioner eller konflikter som visar att du inte är säker på vad du gör. Var medveten om att du utför en arbetsuppgift, uppträd sakligt och konsekvent. Visa att du accepterar reaktionen, men står fast vid ditt beslut.

3. Plåga inte dig själv
Du är mänsklig om du undrar vad som är rätt eller fel. Om frågorna kommer över dig är de tecken på att du fungerar som ledare. Men gå inte alltför djupt med eventuella tvivel. Det tjänar ingenting till att känna skuld och skam för något som hör till din yrkesroll. Om du har delat ut flera varningar och förklarat vad du inte är nöjd med behöver du inte fortsätta att plåga dig själv med frågor. Ditt ansvar slutar där medarbetarens eget val sätter gränsen.

4. Vidga perspektivet
Mitt i uppsägning och avveckling är det lätt hänt att du omedvetet bär känslan av att världen bara består av ditt företag. Sanningen är lyckligtvis en annan. Det finns mängder av alternativa platser att arbeta på och ingen medarbetare du har är helt beroende av dig. Och om så vore finns det desto fler skäl att sköta sitt jobb. Om du bara gör det du måste med goda avsikter blir du med tiden en parentes i din medarbetares arbetslivshistoria.

5. Ta ditt ansvar
Du är ledare och det här är en av dina arbetsuppgifter. Så länge du följer lagar och riktlinjer, är konsekvent och saklig, håller du dig på rätt sida om arbetsuppgifterna. Du har till och med rätt att göra fel ibland. Faktum är att det kan bli du som får gå om du inte gör vad du ska. Glöm inte heller att du är långt ifrån ensam om att göra det. Det du går igenom går tusentals andra ledare i Sverige igenom varje år.

6. Välj tid och plats
Var disciplinerad med vart, hur och när du tar upp diskussioner av den här typen. Förbered dig alltid och sök avskildhet för samtalen. Gärna vid tidpunkter som inte lämnar er utan möjlighet att återkomma senare under veckan eller dagen. Håll dig till detta även om din medarbetare har en annan åsikt och vill prata när han/hon känner för det. Korridordiskussioner eller öppna tillrättavisningar är obehagliga för alla runtomkring och kan bli vara grovt kränkande för din medarbetare. Även när det är han/hon som startat diskussionen.

7. Glöm inte dina andra medarbetare
Du kan underlätta för både dig själv och alla andra påverkade om du är observant på hur dina andra medarbetare reagerar. De vet säkert vad som pågår och blir därför oroliga eller störda. I värsta fall kanske de också reagerar med ilska mot medarbetaren du utvärderar eller mot dig. Du måste vara tydlig med att visa att din utvärdering bygger på ett konsekvent och sakligt beteende från din sida. Viktigt är att du och ingen annan beslutar om vad som skall hända. Var extra närvarande på din arbetsplats under tiden utvärderingen pågår, men även direkt efter en eventuell uppsägning.

8. Skilj på sak och person
Har du verkligen klart för dig varför du vill avveckla medarbetaren? Du får absolut inte låta dig luras av att du tycker att medarbetaren är osympatisk eller en irriterande person. Din bedömning måste bygga på helt sakliga grunder. Om du saknar sympatier för din medarbetare eller rent av känner personlig ilska mot denne, erkänn detta för dig själv. Gå inte och tro att du kan gömma dina ärliga känslor under en tillrättalagd yta av sakliga förklaringar. Antingen har du sakliga skäl och då måste du se upp så att du inte försvårar uppsägningen genom att blanda in din irritation. Eller så har du inga sakliga skäl och då bör du veta vad du ger dig in på.

9. Checklista för beslut om uppsägning
En checklista hjälper dig att samla tankar och känslor inför det slutgiltiga beslutet.

• Har du förklarat vad det är du inte är nöjd med och fått bekräftelse på att din medarbetare förstått vad du menade?
• Har du talat om vad du skulle vara nöjd med och fått bekräftelse på att din medarbetare förstod vad du menade?
• Har du varit tydlig i ditt sätt att uttrycka dig och fått det bekräftat genom din medarbetares reaktioner?
• Har du givit tillräckligt med tid till förbättring?
• Har du varit ärlig med dina personliga avsikter bakom avvecklingen?
• Har du först givit en tydlig muntlig varning i ett samtal bara avsett för detta ändamål?
• Har du givit en tydlig skriftlig varning?
• Har du diskuterat eller hört dig för med andra medarbetare om din uppfattning?
• Har du diskuterat med fackförbund och tagit ställning till deras syn på medarbetaren och på ditt agerande?
• Har du sökt stöd hos arbetsgivarorganisation eller andra ledare som kunnat styrka ditt tillvägagångssätt?
• Har du fört en verklighetsnära dagbok under hela tiden?
• Är du beredd att ta strid för din rätt att genomföra denna avveckling?

10. Ta hand om dig själv
Förneka inte påfrestningen du känner när du går igenom utvärdering och uppsägning. Varje gång du på nära håll ifrågasätter en annan människa startar du ett ifrågasättande av dig själv. Ett förnekande innebär att du inte kan få stöd när du behöver. Inga problem, inget stöd. Träffa andra chefer och diskutera ditt ärende, prata med din familj och dina vänner. Sök stöd för dig själv som person och be om perspektiv på dina handlingar. Det är ytterst du som är ansvarig för dina beslut, men med ett bra nätverk och starkt personligt stöd kan du fatta dem på professionella grunder, utan att ifrågasätta dig själv som person.





Vill du ha fler liknande tips en gång i månaden?
Prenumerera gratis på månadsbrevet Chefstipset här:

Vill du bli en ännu bättre chef?
Här får du tips som gör din vardag som chef lättare. Allt ifrån hur du motiverar till kritiserar på rätt sätt - och självklart hur du leder personalen direkt mot målen.

Chefstipset har 24 000 prenumeranter och har funnits i tio år i år.

Det är helt gratis att prenumerera och du kan avsluta prenumerationen när som helst

EXTRA BONUS - som prenumerant är du med i månadsutlottningen av bokpaket från Bokförlaget Redaktionen med böcker för chefer.

Läs vad du får för tips...

Fyll i din e-postadress i rutan