Smarta tips för dig som ska välja ekonomiprogram

Sveriges största tipsbrev om att starta eget


Låt din verksamhet bestämma vilket datastöd du behöver i ditt företag. Tänk på att företagande i första hand går ut på att utveckla en affärsidé och inte på att ”leka kontor”.

Om det administrativa arbetet inte hör till verksamhetens kärna kanske du rent av ska fundera på att lägga ut det jobbet – helt eller delvis – på en redovisningsbyrå. Om administrationen däremot är en del av själva verksamheten kan det vara klokt att ta hand om den själv. Det kan exempelvis gälla om du tänker bedriva handel via Internet och vill koppla nätbutiken till ditt varulager, din fakturering och din bokföring.

Rent allmänt är ett bra råd att satsa helhjärtat på affärsidén i inledningsskedet och först därefter utvärdera hur många av de administrativa rutinerna som du ska sköta själv. Därefter kan du ta det i tur och ordning. Den här listan kan då vara till ledning för dig.

1. Faktureringen är viktigast
Utan intäkter – inget företag. Därför är det sannolikt ett faktureringsprogram som du ska ha allra först. Visserligen kan du skriva fakturor på en skrivmaskin eller – om du vill vara lite mer modern – i ordbehandlings- eller kalkylprogram. Men det är en väldigt kortsiktig lösning. Troligen kommer du att skriva fler fakturor till samma kund och då är det bättre med ett faktureringsprogram, som även kan lagra dina kunduppgifter från gång till gång. Du bygger med andra ord upp din viktiga kunddatabas varje gång du skriver en ny faktura.

2. Bokföring kan du vänta med
Att göra sin egen bokföring är enklare än många tror. Men börja inte förrän du känner dig mogen för det, dvs. när du ser att du har tid. Det finns flera bra program att välja bland på marknaden. Se till att du skaffar ett program med bra handledning från en leverantör som även kan erbjuda bra läroböcker på området. Då går det snabbare att komma igång. Tänk också på att du ska se på bokföringen som något som du själv i första hand har nytta av. Den ska inte bara ge dig underlag för moms- och skatterapporteringen utan också ge dig en snabb bild av hur det går rent ekonomiskt i företaget.

3. Fakturering och bokföring i samma program
Om du räknar med att sköta faktureringen på egen hand i början, men på sikt även ta hand om bokföringen bör du redan start från satsa på ett integrerat program. Det innebär program som både innehåller fakturering och bokföring. Sådana program innebär ofta tidsbesparande moment, exempelvis i form av att programmet automatiskt bokför varje ny faktura du skriver.

4. Betalningar via datorn
Företagande är tyvärr inte bara inkomster. Du måste hantera dina leverantörers fakturor också. Det kan du i allmänhet också göra i ett bokföringsprogram – eller i ett lite större s k integrerat program. Fråga helt enkelt efter en funktion för hantering av leverantörsreskontra (kundreskontran, dvs. hanteringen av de fakturor du ska ha betalt för, har du i faktureringsdelen). Det är också bra om programmet direkt kan skicka betalorder till Bank- respektive Postgirot. På det sättet får du faktiskt ett smidigare betalningssätt än via Internetbanksystemen.

5. Välj en stabil leverantör
När du väljer program ska du inte bara titta på hur programmen ser ut och hur de fungerar – även om det viktigt. Minst lika viktigt är det nämligen att välja en leverantör som kommer att finnas kvar på marknaden och som kan se till att programmet du använder utvecklas. Det är inte roligt att tänka sig in i en situation där flera års bokföring och en stor kunddatabas inte kan underhållas bara för att programmen du använder lagts ner eller leverantören försvunnit från marknaden.

6. Uppdateringar
Nästan allting som rör ett företags administration påverkas av mer eller mindre täta ändringar i lagar och regelverk. Momsen sänks eller höjs, en ny skatt dyker upp och arbetsgivaravgifterna ändras vart och vartannat år. Självfallet ska de program du använder hålla reda på sådana saker åt dig. Det kräver att leverantören uppdaterar programmen och förser dig med nya versioner när det behövs. Den typen av tjänster brukar vara kopplade till årliga serviceavtal, ett slags prenumeration på dina program.

7. Utbildning ska inte glömmas bort
Om du inte har tid att lära dig dina program själv – eller om du behöver komma vidare med dem – ska någon, helst din programleverantör, kunna erbjuda dig lämpliga utbildningar. Mycket kan man lära sig på egen hand, men lek med tanken att du exempelvis ska börja köra lönerna på egen hand eller bygga upp en struktur för ett växande lager. Då är det bra att kunna ha tillgång till programanpassade utbildningar.

8. Support
Visst, första tiden går allting bra – sen händer helt plötsligt något och du vet inte hur du ska lösa problemet. Då ska du kunna ringa leverantören och få hjälp. Se med andra ord till att din programleverantör kan stötta dig med en professionell support när du behöver hjälp. Då ska det inte bara gå att hämta svar via Internet utan att kunna tala med en livs levande människa på telefon. Det är nästan alltid det snabbaste sättet att lösa ett programproblem på.

9. Brett sortiment
Om din verksamhet växer eller dina programbehov ökar ska programmen kunna växa med din verksamhet. Lika självklart är det att du enkelt ska kunna komplettera med fler program. Hos de större programtillverkarna hittar du merparten av de program du kan komma att behöva i framtiden. Även om du inte behöver ett program som hanterar företagets inventarier första året kan de vara bra att veta att det finns hos samma leverantör när behovet dyker upp.

10. Fråga revisorn
Om du fortfarande är osäker på hur du ska datorisera ditt företag – fråga din revisor eller en redovisningsbyrå som du tänker samarbeta med. Där brukar det finns bra kunskap om vad som finns på marknaden, eftersom de arbetar yrkesmässigt med olika administrativa program och ofta också har provat program från flera leverantörer. Du kan då också få råd om vilka programvaror du ska satsa på med hänsyn till de program de själva använder. Om programmen ”samarbetar” med varandra sparar både du och din byrå tid på att överföringar mellan programmen underlättas. Det kan exempelvis vara bra om samma typ av bokförings- och faktureringsprogram används i båda ändarna. Då kan du skicka bokföringsunderlag på fil till byrån och få viktiga ekonomiska rapporter i retur på samma smidiga väg.





Vill du ha fler liknande tips en gång i månaden?
Prenumerera gratis på månadsbrevet Starta eget här:

Sveriges största tipsbrev om att starta eget - helt gratis att prenumerera på

I tipsbrevet Starta eget får du smarta tips och konkreta verktyg som hjälper dig att lyckas bättre med ditt företag.

Starta eget är Sveriges största tipsbrev om att starta eget med drygt 140 000 prenumeranter.

Det är helt gratis att prenumerera och du kan avsluta prenumerationen när som helst

EXTRA BONUS - som prenumerant är du med i månadsutlottningen av bokpaket med Starta-egetböcker från Bokförlaget Redaktionen.

Exempel på Sveriges största brev om att starta eget ser du här.

Fyll i din e-postadress i rutan